L’ED 540 recrute sur un CDD de 4 mois (1er septembre-31 décembre 2019) un.e secrétaire, qui travaillera en binôme avec l’actuelle secrétaire. La fiche de poste est jointe. Naturellement, ce n’est pas un pré-requis, mais je signale qu’il y a eu les années précédentes deux recrutements de jeunes docteurs sur des postes similaires et que, sans être satisfaisant dans l’absolu, cela a pu les dépanner. Pour toute information, contacter : Annabelle.MIlleville@ens.fr Pour candidater, envoyer au plus tard le 1er juin 2019 un CV + une lettre de motivation à Annabelle.MIlleville@ens.fr et Sophie.Roux@ens.fr SECRÉTARIAT ED 540 4 MOIS DU 1er septembre au 31 décembre 2019 Niveau Catégorie B Intitulé du poste : Secrétaire pédagogique de l’Ecole Doctorale Lettres, Arts, Sciences humaines et sociales (ED 540) Missions principales : Assurer le secrétariat, la gestion administrative et financière de l’ED 540 Place du poste dans l’organisation : L’ED 540 transdisciplinaire Lettres/Sciences de l’ENS existe depuis septembre 2010. Elle accueille actuellement environ 200 doctorants travaillant dans une des 13 équipes de l’ENS ou dans une école d’art de PSL. Ce poste est rattaché scientifiquement à la Direction de l’Ecole Doctorale 540 et administrativement au Pôle Ressources Lettres. Spécificités du poste : - Poste à temps plein de début septembre à fin décembre 2019, en binôme avec une secrétaire à 80 %, - Confidentialité, disponibilité et polyvalence, - Capacités d’écoute et de dialogue, notamment avec les doctorants, mais également avec les différents services de l’ENS et de PSL. Autonomie : Ce poste requiert : • Une autonomie d’organisation • La prise d’initiatives tout en rendant compte régulièrement à ses supérieurs hiérarchique et fonctionnel Champs des relations : • Relations internes : interactions quotidiennes avec les doctorants et les services administratifs et financiers. • Relations externes : liaison régulière avec différents interlocuteurs au sein de PSL (directions, services, laboratoires) ou dans les établissements partenaires (directions-adjointes de l'ED). Activités : • Gestion administrative de l'Ecole Doctorale : • Articuler les procédures opérationnelles avec les secrétariats des équipes partenaires et des établissements partenaires (écoles d’art, PSL). • Diffuser l'information concernant les offres de formation de l’ED au sens large et ses appels d’offre (missions, organisation de journées d’étude) via le site de l’ED et des mailing lists. • Assurer l’aspect organisationnel des événements rythmant la vie de l’école doctorale : journées d’accueil, journées scientifiques organisés par les doctorants, doctoriales annuelles, réunions des conseils scientifique et pédagogique, etc. • Participer aux réunions des conseils scientifique et pédagogique ; assurer la rédaction et la diffusion des ordres du jour et compte rendu de ces réunions. • Organiser les élections annuelles des représentants des doctorants. • Assurer la mise à jour du site internet de l’ED. • Suivi administratif et pédagogique des doctorants : • Préparer l’arrivée des doctorants : information aux doctorants, préparation de l’accueil, interface avec le service des inscriptions de l’ENS et de PSL. • Assurer le suivi administratif et coordonner le suivi pédagogique (entretiens, rapports intermédiaires...) des doctorants. • Traiter les cas de suspension d’inscription et de dérogation à partir de la 4e année. • Participer à la mise en place des comités de suivi pour tous les doctorants. • Assurer l’interface avec la direction de l’ED pour des services spécifiques aux doctorants (attestations, ordres de mission, etc.). • Assurer le suivi des démarches administratives et des demandes des doctorants (hébergement, accès bibliothèque, demande de bourses auprès de différents organismes). • Assurer la diffusion des informations concernant les soutenances de thèse. Compétences : Les connaissances : • Diplôme du Baccalauréat minimum requis • Bonne connaissance et/ou expérience de l’enseignement supérieur français, en lien notamment avec le domaine scientifique • Connaissance de l’anglais (oral et écrit) Les compétences pratiques, techniques et méthodologiques : • Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, publipostage, mise à jour de site Internet) et notamment l’outil de gestion de la scolarité (ADUM) • Maîtriser les outils de communication (Internet, messagerie électronique) • Maîtriser les outils de gestion financière et comptable • Posséder une bonne expression orale et écrite • Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations • Savoir organiser et planifier ses activités • Savoir accueillir différents interlocuteurs et travailler en équipe Les qualités personnelles et relationnelles : • Savoir s’adapter aux situations nouvelles • Avoir le sens du travail en équipe Pour toute information, contacter : Annabelle.MIlleville@ens.fr